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Slack - Unternehmenskommunikation wie sie sein sollte

Slack vs. E-Mail vs. WhatsApp

 

100 E-Mails am Tag, 300 WhatsApp Nachrichten, der eine oder andere empfängt noch SMS. Auch Telegram, Signal und Threema sind bei vielen im Einsatz. Und aus den USA kommt so langsam, aber sicher Slack herüber geschwappt. Noch ein Messenger auf meinem Smartphone oder PC? Ich habe doch schon genug "Kommunikation". Diese Sichtweise ist nachvollziehbar. Gerade Unternehmer und viele leitende Angestellte werden mit vermeintlich wichtigen, aber auch unwichtigen Nachrichten bombardiert. Daher ist es leicht, Slack auf den ersten Blick abzuwatschen oder als Hype abzutun. Warum du Slack aber in Firmen oder Projektteams auf dem Schirm haben sollte, will ich nun nachfolgend versuchen zu erklären.

E-Mails sind in Deutschland der Business Standard. Besonders bei der Kommunikation nach außen hat sie ihre Berechtigung. Ich kann Nachrichten kategorisieren, mit Anhängen und Terminen versehen und ich habe eine zentrale Adresse, welche mein Postfach in der digitalen Welt darstellt.

Doch es haben sich auch viele Probleme eingeschlichen: Spam, unnötige "Spaß-E-Mails", steife Anreden, Übersichtlichkeit und eine schwierige Handhabung, bei erhöhtem E-Mail-Aufkommen. Inbox zero (das abgearbeitete Postfach) ist bei vielen mehr Wunsch als Wirklichkeit. Beiläufig lässt sich der E-Mail-Verkehr kaum erledigen. Google hat mit Inbox einen tollen Dienst geschaffen, welcher viele der Probleme angeht. Allerdings wird er von sehr wenigen genutzt und findet besonders im beruflichen Alltag kaum Anwendung. Schade eigentlich. Halten wir fest: Die E-Mail ist stark in der Kommunikation, aus dem Unternehmen heraus.

 

Bei vielen hat sich unterdessen WhatsApp im Unternehmen eingeschlichen. Das war anfangs sehr cool und auch nachhaltig. Aber WhatsApp ist doch eher ein privates Tool und auch hier werden wir von Freunden mit Bildern, Memos und Videos attackiert. Zumal wir hiermit die Flanke öffnen, um uns 24/7 angreifbar zu machen. Viele haben nicht das Feingefühl, wann sie Nachrichten schicken dürfen. So mancher Kunde oder Mitarbeiter schickt einem dann um 22:30 Uhr oder noch später sein vermeintlich wichtiges Anliegen. Und dann die nächste Unart. Sprachnachrichten. Nicht nur, dass es unsäglich aussieht, wenn sie ihr Handy vor den Mund führten als wollte man davon abbeißen, Sprachnachrichten bekomme ich auch immer dann, wenn ich sie nicht anhören kann. Das sorgt für Frust. Oftmals bin ich bei Veranstaltungen. Dort höre ich keine Nachrichten ab. Oftmals beantworte ich Sprachnachrichten erst zwei bis drei Tage später, oder gar nicht. Zumal Sprachnachrichten auch nicht durchsuchbar sind. Es ist nett gemeint, wenn mir jemand eine Anleitung per Sprachnachricht schickt. Allerdings findet diese sich nach ein paar Monaten meistens nicht mehr so einfach auf. Aus Compliance-Sicht und aus Sicht der DSGVO ist WhatsApp zudem auch stark fragwürdig. Mein Fazit: WhatsApp ist und sollte der privaten Kommunikation vorbehalten sein.

 

 

1. Slack spammt einen nicht zu

 

Bei Slack habe ich die Möglichkeit Kanäle zu erstellen. Zum Beispiel ist es sinnvoll, in einem Unternehmen für jede Organisationseinheit einen Kanal zu öffnen. Genauso kann ich Projektteams, Kunden und Lieferanten einbinden. Mit festen Profilen kann ich bestimmen, wer zu welchem Kanal Zugang hat. Nutzer können zudem Kanäle stumm schalten, wenn sie nicht ständig Benachrichtigungen für Nachrichten bekommen wollen. Die Stummschaltung lässt sich dabei sogar für das jeweilige Endgerät festlegen. Auch Direktnachrichten à la WhatsApp sind möglich. 

Das Wichtigste, was du dir vor Augen halten solltest ist, dass du in Slack nur diejenigen hinzufügst, die einen konkreten produktiven Zweck verfolgen. Läuft die Kommunikation mal aus dem Ruder erstellst du verbindliche Regeln. In der Kanalbeschreibung legst du dann fest, was dort hineingehört und was nicht. Als lohnenswert hat es sich herausgestellt, einen Kaffeeklatsch-Kanal zu erstellen. Den stellst du einfach auf stumm und sondert dorthin alles ab, was dem Vergnügen gilt, aber nicht unmittelbar den Projekterfolg sichert.

Eine Studie (unten in der Infografik zu sehen) hat dabei ergeben, dass das E-Mail-Aufkommen von Slack-Nutzern sich um 48.6 % gesenkt hat, die Produktivität um 32 % stieg und die Meetingzeit sich um 25.1 % gesenkt hat. Das sind doch stichhaltige Argumente.

2. Knappe Kommunikation

 

Was ich besonders toll finde, ist die Art der Kommunikation, die sich in Slack etabliert. Sie ist schnell, griffig und effektiv. Anreden wie "Sehr geehrter...", "Mit freundlichen Grüßen" entfällt. Einfach: "Schau mal, ob die Grafik so passt. Wenn ja, schicke ich sie raus..." oder "Feedback zu meinem Text erbeten. Ist hier im Link...". Standardisierte Fragen oder das Abfragen von Informationen kann ich sogar automatisieren. Bot sei Dank! Ich kann mir diese gefühllosen Helfer so einstellen, dass ich fragen kann: "Wie weit ist Projekt XY?" oder "Wie viel Umsatz hat Erwin erwirtschaftet?". Auch Standardinformationen kann ich über Integrationen einbinden. Man programmiert sich einen Bot und fordert ihn auf: "Sende mir die Anleitung für den Fluxkompensator". Der Vorteil ist dabei, dass Aufgaben oder Antworten, die ein Bot liefern kann, kein Mensch beantworten muss. Dessen Zeit ist nämlich knapp und damit kostbar. Und jede Anfrage oder Frage kostet Zeit. Selbst kleine Dinge summieren sich so schnell auf.

 

3. Integrationen

 

Ich liebe Integrationen. Monolithische Systeme wie SAP finde ich unsäglich. Zu groß, zu schwer, zu komplex und in bestimmten Teilbereichen einfach nicht so gut, wie spezialisierte Programme. Als Beispiel sei das CRM genannt. Auf dem Markt gibt es viele All-In-One ERP Systeme. Diese sind oftmal sehr gut und entwickeln sich auch weiter. Aber bei keinem fand ich meinen Alltag so stark visualisiert und gut eingeflochten, wie bei PipedriveAuch Pipedrive bietet die Möglichkeit, sich in andere Programme zu integrieren. Somit schaffe ich mir quasi mein persönliches individualisiertes SAP. Slack geht ebenso vor. Ich kann Slack mit allen möglichen Apps verbinden und so nahtlos in mein Ökosystem einfügen. Automatismen schaffen und Kollaboration fördern! Trello, MailChimp, OneDrive, GitHub, alles passt hier rein (Integrationen zeigen). Hierdurch wird Slack fast unschlagbar. Es ist ein zentraler Platz der Kommunikation, an dem ich zudem Informationen aus meiner Unternehmenssoftware abgreifen kann.

 

4. Kunden und Lieferanten kontaktieren

 

Jeder kennt es. Es kommt eine Anfrage per E-Mail vom Kunden/Lieferanten herein, aber man selbst ist der falsche Ansprechpartner. Augenblicklich geht eine Kette der Kommunikation los, denn ich muss erstmal die Anfrage weiterleiten. DSGVO konform müsste ich sogar zuerst den Kunden fragen, ob ich seine Anfrage weiterleiten darf. Bei Slack erstelle ich einfach themabezogene Kanäle, für meine Kunden und Lieferanten. Mit etwas Glück nutzt er die Suchfunktion und bekommt seine Antwort unmittelbar. Ansonsten greift sich der erste Kollege die Anfrage und bearbeitet diese. Kommen ein und dieselben Anfragen, kann ich diese festpinnen oder über einen Bot abwickeln. So bastel ich an einem Bot, der die Kundenanfrage automatisch abarbeiten kann. Es gibt Fragen, die beantwortet man halt ziemlich oft. Hier kann man standardisieren. Ich selbst nutze bei anderen diese Vorzüge. Aus Kundensicht gewinne ich hier sehr viele Vorteile. Die Firmen Bauer Xcel und Ströer nutzen Slack, um sich untereinander auszutauschen. Das hat die Beziehungen der beiden gestärkt und führte dazu, dass die Zusammenarbeit sehr stark an Tempo gewonnen hat (Artikel). Hello Fresh nutzt Slack und hat eine eigene "Lobes-Kultur" eingeführt. Jeder Mitarbeiter hat einen Emoji. Leistet jemand einen sehr guten Job und wird von seinem Kollegen gelobt wird der Emoji platziert. Als Chef kann ich diese Emojis dann suchen und vielleicht fällt mir dann ein Mitarbeiter auf, den ich vorher gar nicht als "High-Performer" auf dem Schirm hatte.

 

5. Plattform-Vielfalt

 

Slack findet man für Windows, Android, IOS und Mac und Browser vor. Somit hat man 99 % aller gängigen Systeme abgedeckt und kann es auf allen Geräten synchron nutzen. Wechselt man die Plattform,  ist das kein Problem. Slack bleibt immer nutzbar.

 

Fazit

 

Slack bietet viele tolle Funktionen und Möglichkeiten. Nun hängt es allerdings an einem selbst, ins Tun zu kommen. Es hilft hilft nichts, eine Domain zu errichten und dann auf den Erfolg zu hoffen. Ich muss das Thema Firmen-Kommunikation pro-aktiv gestalten und mir Mehrwerte dadurch schaffen. Eine Laola-Welle funktioniert, wenn 25 - 35 Menschen eine Aktion starten und ab da breitet sie sich automatisch aus.

 

Slack funktioniert ebenso. Ist die kritische Masse an Nutzern erreicht, kommt man ins Rollen. Einen Blick ist dieses Werkzeug auf jeden Fall Wert.

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